Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Trong năm 2023, thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam sẽ tiếp tục được áp dụng theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện của doanh nghiệp thương mại. Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Nhằm giúp thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài tạo điều kiện thuận lợi cho các thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam, Luật Quốc Bảo tổng hợp các điều kiện, tài liệu cần thiết. Trang thiết bị, thủ tục, dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam để các bạn tham khảo.

Cơ sở pháp lý

• Luật Thương mại năm 2005
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư số 11/2016/TT-BCThướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Công ty nước ngoài đã được thành lập và đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia là thành viên của điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật của các nước đó công nhận;
• Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký;
• Trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh nước ngoài quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn của Giấy phép ít nhất là 01 năm kể từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
• Hoạt động của Văn phòng đại diện: nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không phải là thành viên của quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập Văn phòng đại diện được thực hiện. Văn phòng đại diện phải được Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý chuyên ngành phê duyệt (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Bản sao hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương của thương nhân nước ngoài có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nơi thành lập công ty nước ngoài;
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
• Bản dịch công chứng báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thành lập thương nhân nước ngoài cấp, xác nhận và chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện bao gồm:
• Bản sao có chứng thực hợp đồng thuê văn phòng;
• Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp thì phải cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
• Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở chính của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về an ninh, trật tự, điều kiện an toàn, vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định. theo quy định của pháp luật

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện đều có chữ ký và đóng dấu của công ty mẹ.

Các bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:
Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định nêu trên.
Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời hạn 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Có bằng chứng cho thấy việc thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam. Miền Nam và sức khỏe của người dân, hủy hoại tài nguyên thiên nhiên, hủy hoại môi trường.
Nộp hồ sơ không hợp lệ, đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan cấp giấy phép.

Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
• Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Mở tài khoản chuyên ngành chi tiêu bằng ngoại tệ và tài khoản chi chuyên dùng bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này cho hoạt động của Văn phòng đại diện;
Hằng năm, trước ngày 30 tháng Giêng năm sau, Văn phòng đại diện phải có văn bản báo cáo hoạt động trong năm đến Sở Công Thương (theo mẫu);
Lập sổ quỹ tiền mặt để ghi nhận toàn bộ các khoản thu, chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và người lao động của văn phòng đại diện;
Hàng năm, công ty nước ngoài phải xác nhận tiền lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và người lao động của văn phòng đại diện;

Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và người lao động của văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế phải lưu toàn bộ tờ khai nộp thuế, chứng từ nộp thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập năm cho người đứng đầu văn phòng đại diện, người lao động của văn phòng đại diện;
Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành;

Một số câu hỏi liên quan đến thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện cần lưu giữ hồ sơ gì tại văn phòng trong quá trình hoạt động?

Trong quá trình hoạt động, Văn phòng đại diện cần lưu giữ các tài liệu sau: Giấy phép hoạt động; Con dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu; Thông báo mã số thuế của văn phòng đại diện; Hồ sơ, chứng từ theo hướng dẫn tại mục về thủ tục thành lập văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có được ký hợp đồng kinh tế không?

Hoạt động của Văn phòng đại diện: nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được phép ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế.

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có được thu hộ tiền khách hàng trả công ty nước ngoài không?

Hoạt động của Văn phòng đại diện: nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó, văn phòng đại diện của các công ty nước ngoài tại Việt Nam không được phép thu tiền thanh toán của khách hàng cho công ty nước ngoài.

Công ty nước ngoài không có dấu, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Ngoài Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của công ty nước ngoài bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Các hồ sơ thành lập do công ty nước ngoài ký đóng dấu không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam của Luật Quốc Bảo

• Tư vấn trước khi thành lập các vấn đề liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Soạn thảo văn bản thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với yêu cầu của Khách hàng và các quy định của pháp luật;
• Xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Đăng ký cấp con dấu, giấy chứng nhận mẫu con dấu cho văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Đăng ký và hoàn tất thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Tư vấn các thủ tục sau đây để thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Kê khai thủ tục nhân sự, lao động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam với Sở Công Thương, cơ quan bảo hiểm xã hội;
• Tư vấn thủ tục pháp lý, đại diện văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Trên đây Luật Quốc Bảo vừa gửi đến quý vị bài viết: Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam quý khách cần tư vấn hỗ trợ hãy liên hệ Luật Quốc Bảo Hotline/Zalo: 0763387788