Cách tính thuế thu nhập cho người nước ngoài

Cách tính thuế thu nhập cá nhân đối với người nước ngoài chia làm 2 trường hợp: cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú. Vì vậy, nếu kế toán xác định sai đối tượng sẽ dẫn đến tính sai số tiền thuế và quyết toán thuế cũng sai. Trong bài viết này, Dịch vụ kế toán Luật Quốc Bảo sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tính thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài một cách chi tiết nhất. Hãy tham khảo ngay nhé. 

Luật Quốc Bảo chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý tận tâm, bảo đảm, uy tín. Quý khách muốn làm giấy phép lao động, làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài, hay muốn tư vấn hãy liên hệ với Luật Quốc Bảo số Hotline/Zalo: 0763387788 để được tư vấn nhanh chóng và miễn phí.

Cách tính thuế thu nhập cho người nước ngoài

Cách tính thuế TNCN người nước ngoài là cá nhân cư trú

Điều kiện để xác định người nước ngoài là cá nhân cư trú

Căn cứ theo Điều 1 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người nước ngoài được xác định là cá nhân cư trú khi đáp ứng 1 trong các điều kiện sau đây:

• Cá nhân có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.Trong đó:

+ Ngày đến được tính là 01 ngày cư trú và ngày đi được tính là 1 ngày cư trú. Ngày đến và ngày đi được căn cứ vào chứng thực của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trên hộ chiếu (hoặc giấy thông hành) của cá nhân khi đến và khi rời Việt Nam.

+ Trường hợp nhập cảnh và xuất cảnh trong cùng một ngày thì được tính chung là một ngày cư trú.

+ Cá nhân có mặt tại Việt Nam theo hướng dẫn tại điểm này là sự hiện diện của cá nhân đó trên lãnh thổ Việt Nam.

• Hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam theo một trong hai trường hợp sau:

1. Có nơi ở thường xuyên theo quy định của pháp luật về cư trú:

+ Đối với công dân Việt Nam: nơi ở thường xuyên là nơi cá nhân sinh sống thường xuyên, ổn định không có thời hạn tại một chỗ ở nhất định và đã đăng ký thường trú theo quy định của pháp luật về cư trú.

+ Đối với người nước ngoài: nơi ở thường xuyên là nơi ở thường trú ghi trong Thẻ thường trú hoặc nơi ở tạm trú khi đăng ký cấp Thẻ tạm trú do cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ Công an cấp.

2. Có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về nhà ở, với thời hạn của các hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế, cụ thể như sau:

+ Cá nhân chưa hoặc không có nơi ở thường xuyên theo hướng dẫn tại điểm b.1, khoản 1, Điều này nhưng có tổng số ngày thuê nhà để ở theo các hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế cũng được xác định là cá nhân cư trú, kể cả trường hợp thuê nhà ở nhiều nơi.

+ Nhà thuê để ở bao gồm cả trường hợp ở khách sạn, ở nhà khách, nhà nghỉ, nhà trọ, ở nơi làm việc, ở trụ sở cơ quan,… không phân biệt cá nhân tự thuê hay người sử dụng lao động thuê cho người lao động.

Trường hợp cá nhân có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam theo quy định tại khoản này nhưng thực tế có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm tính thuế mà cá nhân không chứng minh được là cá nhân cư trú của nước nào thì cá nhân đó là cá nhân cư trú tại Việt Nam.

Việc chứng minh là đối tượng cư trú của nước khác được căn cứ vào Giấy chứng nhận cư trú. Trường hợp cá nhân thuộc nước hoặc vùng lãnh thổ đã ký kết Hiệp định thuế với Việt Nam không có quy định cấp Giấy chứng nhận cư trú thì cá nhân cung cấp bản chụp Hộ chiếu để chứng minh thời gian cư trú.

Ví dụ 1: Ông Minjun là người Hàn Quốc đến Việt Nam làm việc liên tục từ ngày 01/01/2023 đến ngày 30/10/2023, ông Minjun kết thúc Hợp đồng lao động và về nước. Từ ngày 01/01/2023 đến khi về nước ông Minjun có mặt tại Việt Nam 200 ngày. Như vậy, năm 2023, ông Minjun được xác định là cá nhân cư trú.

Ví dụ 2: Bà Helen là người Anh đến Việt Nam ngày 01/01/2023, công ty thuê khách sạn cho bà ở đến ngày 10/6/2023. Tổng thời gian ở tại khách sạn là 6 tháng (>183 ngày), nên bà Helen thuộc cá nhân cư trú.

⇒ Người nước ngoài chỉ cần đáp ứng một trong các điều kiện nêu trên thì đã được coi là cá nhân cư trú, không bắt buộc phải đáp ứng tất cả điều kiện.

Muốn tính thuế TNCN cho người nước ngoài phải xác định được tình trạng cư trú

Phạm vi xác định thu nhập chịu thuế của người nước ngoài là cá nhân cư trú:

Theo Điều 2 Thông tư 119/2014/TT-BTC, phạm vi xác định thu nhập chịu thuế TNCN như sau:

• Đối với cá nhân cư trú, thu nhập chịu thuế là thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam, không phân biệt nơi trả thu nhập.
• Đối với cá nhân là công dân của quốc gia, vùng lãnh thổ đã ký kết Hiệp định với Việt Nam về tránh đánh thuế hai lần và ngăn ngừa việc trốn lậu thuế đối với các loại thuế đánh vào thu nhập và là cá nhân cư trú tại Việt Nam thì nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân được tính từ tháng đến Việt Nam trong trường hợp cá nhân lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam đến tháng kết thúc hợp đồng lao động và rời Việt Nam (được tính đủ theo tháng) không phải thực hiện các thủ tục xác nhận lãnh sự để được thực hiện không thu thuế trùng hai lần theo Hiệp định tránh đánh thuế trùng giữa hai quốc gia.

⇒ Như vậy, người nước ngoài là cá nhân cư trú phải đóng thuế thu nhập đối với tiền lương phát sinh tại Việt Nam, kể cả tiền lương phát sinh ở nước ngoài.

Cách tính thuế TNCN cho người nước ngoài cư trú

Công thức tính thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài cư trú:

Trong đó:

– Thu nhập tính thuế được tính như sau:

Trong đó:

+ Các khoản giảm trừ gồm: (1) giảm trừ gia cảnh; (2) giảm trừ đối với các khoản đống bảo hiểm bắt buộc, quỹ hưu trí tự nguyện; (3) giảm trừ đối với các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học;

>> Xem chi tiết tại đây: Các khoản giảm trừ thuế TNCN

+ Thu nhập chịu thuế được tính như sau:

+ Các khoản được miễn thuế xem chi tiết tại đây: Các khoản được miễn thuế thu nhập cá nhân

– Thuế suất thuế TNCN: 

Các bạn dựa vào thu nhập tính thuế để xác định mức thuế suất theo biểu lũy tiến từng phần dưới đây:

Kỳ tính thuế đối với người nước ngoài cư trú: 

Người nước ngoài có thu nhập từ kinh doanh và thu nhập từ tiền lương, tiền công sẽ áp dụng kỳ tính thuế theo năm.

• Trường hợp trong năm dương lịch, cá nhân có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên thì kỳ tính thuế được tính theo năm dương lịch.
• Trường hợp trong năm dương lịch, cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên thì kỳ tính thuế đầu tiên được xác định là 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam. Từ năm thứ hai, kỳ tính thuế căn cứ theo năm dương lịch.

Ví dụ: Bà Beatrix là chuyên gia người nước ngoài được cử sang công ty A tại Việt Nam làm việc lần đầu từ 30/7/2023. Tính đến 31/12/2023, bà ở Việt Nam 130 ngày. Sang năm 2023, từ 1/1 đến 1/4 bà Beatrix có mặt tại Việt Nam tổng cộng 60 ngày.

Căn cứ vào quy định ở trên:

• Kỳ tính thuế đầu tiên của bà Beatrix được xác định từ ngày 30/7/2023 đến hết ngày 30/7/2024.
• Kỳ tính thuế thứ hai được xác định từ ngày 01/01/2024 đến hết ngày 31/12/2024.

Cách tính thuế TNCN cho người nước ngoài không cư trú

Doanh nghiệp trả các khoản thu nhập chịu thuế cho cá nhân không cư trú có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi trả thu nhập.

Điều kiện để xác định người ngước ngoài là cá nhân không cư trú

Cá nhân không cư trú là những cá nhân không đáp ứng những điều kiện là cá nhân cư trú.

Phạm vi xác định thu nhập chịu thuế

Đối với cá nhân không cư trú, thu nhập chịu thuế là thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không phân biệt nơi trả và nhận thu nhập.

Cách tính thuế TNCN cho cá nhân không cư trú

Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú được xác định bằng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công nhân với thuế suất 20%.

Công thức tính:

Thuế TNCN = Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công x 20%

Trong đó:

• Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú được xác định như đối với thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú

>> Các bạn xem chi tiết tại đây: Cách tính thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân không cư trú

Kỳ tính thuế TNCN Đối với cá nhân không cư trú

• Kỳ tính thuế đối với cá nhân không cư trú được tính theo từng lần phát sinh thu nhập.
• Trường hợp cá nhân kinh doanh không cư trú có địa điểm kinh doanh cố định như cửa hàng, quầy hàng thì kỳ tính thuế áp dụng như đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ kinh doanh.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài

♦ Người nước ngoài là cá nhân không cư trú KHÔNG phải quyết toán thuế TNCN khi rời Việt Nam.

Theo công văn 1657/TCT-TNCN ngày 20/04/2016 của Tổng cục thuế:

“Theo hướng dẫn nêu trên thì trường hợp Ông Ananda là người nước ngoài đến Việt nam từ ngày 16/5/2012 đến ngày 31/3/2015 Ông kết thúc hợp đồng lao động và rời khỏi Việt Nam thì trong năm 2015 Ông được xác định là cá nhân không cư trú tại Việt Nam, thu nhập chịu thuế của Ông trong năm 2015 kê khai nộp thuế TNCN theo thuế suất 20% và không phải quyết toán thuế khi rời Việt Nam…”

♦ Người nước ngoài là cá nhân cư trú thì phải quyết toán thuế TNCN trước khi xuất cảnh.

• Cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.
• Nếu là Cá nhân cư trú có thu nhập phát sinh tại nước ngoài đã tính và nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định của nước ngoài thì được trừ số thuế đã nộp ở nước ngoài.

– Số thuế được trừ không vượt quá số thuế phải nộp tính theo biểu thuế của Việt Nam tính phân bổ cho phần thu nhập phát sinh tại nước ngoài.

– Tỷ lệ phân bổ được xác định bằng tỷ lệ giữa số thu nhập phát sinh tại nước ngoài và tổng thu nhập chịu thuế.

• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trong trường hợp số ngày có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên là dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên.

– Năm tính thuế thứ nhất: khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày tính đủ 12 tháng liên tục.

– Từ năm tính thuế thứ hai: khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Số thuế còn phải nộp trong năm tính thuế thứ 2 được xác định như sau:

Số thuế còn phải nộp năm tính thuế thứ 2 = Số thuế phải nộp của năm tính thuế thứ 2 – Số thuế tính trùng được trừ

Trong đó:

Số thuế phải nộp của năm tính thuế thứ 2 = Thu nhập tính thuế của năm tính thuế thứ 2 x Thuế suất thuế thu nhập cá nhân theo Biểu lũy tiến từng phần

Số thuế tính trùng được trừ = (Số thuế phải nộp trong năm tính thuế thứ nhất/12) x Số tháng tính trùng

Ủy quyền quyết toán thuế TNCN:

Nguyên tắc ủy quyền quyết toán thuế được áp dụng chung, không phân biệt là lao động Việt Nam hay nước ngoài. Cụ thể:

• Nếu có thu nhập duy nhất tại nơi làm việc thì có thể ủy quyền cho công ty quyết toán thay.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định số 126/2020/NĐ-CP
• Công văn 636/TCT-DNNCN

Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc cá nhân chịu thuế TNCN ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả tiền lương, tiền công nơi cá nhân chịu thuế đang làm việc để đại diện kê khai, khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân.

Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN?

Các trường hợp đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN được quy định tại Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Công văn 636/TCT-DNNCN ngày 12/03/2021.

Theo quy định, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cụ thể như sau:

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch. Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.
• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch; đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
• Cá nhân sau khi đã ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức trả thu nhập đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân, nếu phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì tổ chức trả thu nhập không điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập, chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà …. (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.
• Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc và ghi nội dung nêu trên vào bản in chuyển đổi để cung cấp cho người nộp thuế.
• Khi thực hiện quyết toán thuế TNCN, tổ chức trả thu nhập tổng hợp thu nhập của người lao động trong năm (bao gồm cả trường hợp ủy quyền quyết toán và không ủy quyền quyết toán).

Cá nhân có thu nhập 2 nơi có được ủy quyền quyết toán không?

Theo quy định tại Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên mà không đáp ứng điều kiện được ủy quyền quyết toán theo quy định thì phải trực tiếp khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

Cụ thể, khi cá nhân có thu nhập từ hai nơi nếu đáp ứng các điều kiện sau thì có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN:

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm;
• Cá nhân này có thu nhập văng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10%
• Cá nhân này không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế

Thủ tục ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Bước 1: Cá nhân nộp thuế chuẩn bị Giấy ủy quyền quyết toán thuế

Đầu tiên, cá nhân người nộp thuế điền đầy đủ thông tin theo Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN – Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo thông tư Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Bước 2: Gửi Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN đã điền đầy đủ thông tin cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Trong thực tế, người lao động thường ít quan tâm đến vấn đề này. Nên đa phần, kế toán các doanh nghiệp sẽ chủ động hướng dẫn cho người lao động của đơn vị mình điền theo quy định để kê khai, nộp thuế đúng quy định.

Mức phạt chậm quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân được ủy quyền

Nếu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người lao động được người lao động ủy quyền quyết toán thuế TNCN mà chậm nộp hồ sơ quyết toán thuế thì mức phạt đối với hành vi này thấp nhất là cảnh cáo và cao nhất phải chịu phạt tiền lên đến 25.000.000 đồng tùy vào thời gian chậm nộp hồ sơ quyết toán. Chi tiết từng mức phạt, các bạn xem tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Xử lý trường hợp đã quyết toán thay cho đối tượng không đủ điều kiện ủy quyền

Cá nhân sau khi đã ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức trả thu nhập đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân, nếu phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì tổ chức trả thu nhập không điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập, chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung:

“Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà …. (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

• Nếu có thu nhập từ hai nơi trở lên thì phải tự mình quyết toán

Quyết toán thuế TNCN là gì?

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc người nộp thuế thực hiện kê khai để xác định số tiền thuế TNCN phải nộp của năm liền trước, từ đó xác định số tiền thuế còn thiếu hoặc nộp thừa để làm căn cứ hoàn thuế TNCN.

Ai phải trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Theo Công văn số 883/TCT-DNNCN/2022 quy định về cá nhân có thể trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế. Theo công văn này thì Các nhân sẽ trực tiếp quyết toán thuế theo những nội dung sau đây:

• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên mà không đáp ứng điều kiện được ủy quyền quyết toán theo quy định thì phải trực tiếp khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
• Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên thì năm quyết toán đầu tiên là 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.
• Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Trường hợp cá nhân chưa làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế thì thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định về quyết toán thuế đối với cá nhân. Trường hợp tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác nhận ủy quyền quyết toán thì phải chịu trách nhiệm về số thuế TNCN phải nộp thêm hoặc được hoàn trả số thuế nộp thừa của cá nhân.
• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ nước ngoài và cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán chưa khấu trừ thuế trong năm thì cá nhân phải quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế, nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì không ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay mà phải trực tiếp khai quyết toán với cơ quan thuế theo quy định.

Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp

Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định hồ sơ cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai quyết toán thuế theo mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80.
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80.
• Bản chụp các chứng từ thuế chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
• Bản chụp các chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ khuyến học, quỹ nhân đạo (nếu có).
• Trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài thì phải có tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài.

Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Bước 1: Truy cập website Thuế Điện tử của Tổng cục Thuế

Địa chỉ truy cập, trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế : https://thuedientu.gdt.gov.vn

Tại giao diện trang chủ Thuế điện tử xuất hiện, các bạn nhấp chọn mục “CÁ NHÂN” như ảnh bên dưới.

Tiếp đó, nhấp chọn “Đăng nhập”. Hoặc để nhanh hơn, các bạn nhấp Tại đây.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống

Để đăng nhập vào hệ thống, các bạn chỉ cần nhập “mã số thuế” và nhập “mã kiểm tra” => sau đó ấn “Tiếp tục”.

>> Nếu không nhớ mã số thuế, có thể tra cứu theo hướng dẫn tại đây: Cách tra cứu mã số thuế cá nhân

*Lưu ý: Trường hợp chưa có tài khoản thì nhấp vào nút “Đăng ký” ở gốc phải màn hình rồi điền thông tin mã số thuế và mã kiểm tra.

Nhập thông tin vào các ô số điện thoại, email, mã xác nhận… => nhấp vào nút Tiếp tục và hoàn thành đăng ký.

Bước 3:  Chọn “Quyết toán thuế” ⇒ Chọn “kê khai trực tuyến”

Bước 4: Chọn thông tin tờ khai quyết toán thuế

– Tên người gửi: Điền tên người tự quyết toán (hệ thống sẽ tự động điền thông tin).

– Địa chỉ liên hệ: Nhập địa chỉ thường trú hoặc tạm trú (hệ thống tự động nhập theo thông tin đã đăng ký nhưng có thể chỉnh sửa).

– Điện thoại liên lạc: Điền số điện thoại của người tự quyết toán (hệ thống tự động nhập theo thông tin đã đăng ký nhưng có thể chỉnh sửa).

– Địa chỉ email: Điền email của người tự quyết toán (hệ thống tự động nhập theo thông tin đã đăng ký nhưng có thể chỉnh sửa).

– Chọn tờ khai: Chọn 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN (TT80/2021). Mẫu này dành cho người tự quyết toán thuế TNCN.

– Chọn cơ quan quyết toán thuế: Tùy theo từng trường hợp mà người nộp thuế tích chọn cho chính xác.

Tùy trường hợp mà người nộp thuế xác định cơ quan nộp thuế cho chính xác

Cụ thể, sẽ có 03 trường hợp tương ứng với 03 đối tượng:

Ο Tích vào ô này nếu người nộp thuế có duy nhất 01 nguồn trực tiếp khai thuế trong năm do làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc nguồn từ nước ngoài (không khấu trừ tại nguồn). Sau đó, người nộp thuế lựa chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm tại ô “Cục thuế” trực tiếp khai thuế trong năm.

Ο Tích vào ô này nếu người nộp thuế trực tiếp khai thuế trong năm có từ 02 nguồn trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp trong năm, vừa có thu nhập do tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ. Sau đó, người nộp thuế tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan theo bảng sau:

Ο Tích vào ô này nếu người nộp thuế không trực tiếp khai thuế trong năm chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập. Sau đó khai thông tin về việc thay đổi nơi làm việc:

√ Người nộp thuế tích vào ô này nếu có thay đổi nơi làm việc. Sau đó khai thông tin vào ô 1 hoặc ô 2.

√ Người nộp thuế tích vào ô này nếu không thay đổi nơi làm việc. Sau đó khai thông tin vào ô 3 hoặc ô 4 hoặc ô 5.

1. Tại thời điểm quyết toán người nộp thuế đang tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức chi trả. Nếu tích vào ô này thì người nộp thuế tiếp tục nhập thông tin mã số thuế của tổ chức chi trả tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân.

2. Tại thời điểm quyết toán người nộp thuế không làm việc cho tổ chức chi trả hoặc không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại bất kỳ tổ chức chi trả nào. Nếu tích vào ô này người nộp thuế tiếp tục lựa chọn cơ quan thuế quản lý tại nơi cư trú (tạm trú hoặc thường trú).

3. Tại thời điểm quyết toán vẫn còn làm việc tại tổ chức chi trả. Nếu tích vào ô này người nộp thuế tiếp tục nhập thông tin mã số thuế của tổ chức chi trả để hệ thống hỗ trợ tự động xác định cơ quan thuế quyết toán.

4. Tại thời điểm quyết toán đã nghỉ việc và không làm việc tại bất kỳ tổ chức chi trả nào. Nếu tích vào ô này người nộp thuế tiếp tục lựa chọn cơ quan thuế quản lý tại nơi cư trú (tạm trú hoặc thường trú).

5. Tại thời điểm quyết toán người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cho bản thân ở bất kỳ tổ chức trả thu nhập nào (tổ chức khấu trừ thuế 10% tại nguồn của cá nguồn). Nếu tích vào ô này người nộp thuế tiếp tục lựa chọn cơ quan thuế quản lý tại nơi cư trú (tạm trú hoặc thường trú).

– Chọn trường hợp quyết toán: Có 3 trường hợp

• Quyết toán theo năm dương lịch (thông thường chọn mục này)
• Quyết toán 12 tháng liên tục khác năm dương lịch
• Quyết toán không đủ 12 tháng.

– Loại tờ khai: Tờ khai chính thức.

– Năm quyết toán: 2023.

⇒ Sau khi khai đầy đủ thông tin ấn “Tiếp tục”.

Lưu ý: Trường hợp người nộp thuế thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì người nộp thuế nộp hồ sơ xét giảm thuế đến cơ quan thuế nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế trực tiếp.

Bước 5: Nhập dữ liệu tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TT80/2021)

* Phần kê khai các thông tin của người quyết toán:

⇒ Trường thông tin [1] đến [6] hệ thống sẽ tự điền thông tin:

[01] Kỳ tính thuế: Ghi theo năm của kỳ thực hiện khai thuế. Trường hợp cá nhân quyết toán thuế không trọn năm dương lịch (VD: cá nhân nước ngoài quyết toán thuế trước ngày 31/12, cá nhân quyết toán năm tính thuế thứ nhất theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt) thì ghi từ tháng…đến tháng của kỳ khai quyết toán thuế.

[02] Lần đầu: Nếu khai thuế lần đầu thì đánh dấu “x” vào ô vuông.

[03] Bổ sung lần thứ: Nếu khai sau lần đầu thì được xác định là khai bổ sung và ghi số lần khai bổ sung vào chỗ trống. Số lần khai bổ sung được ghi theo chữ số trong dãy chữ số tự nhiên (1, 2, 3….).

Tờ khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ giảm thuế do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo:

Cá nhân có đề nghị miễn giảm do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo cùng với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công thì tích chọn vào ô trống.

[04] Tên người nộp thuế: Ghi rõ ràng, đầy đủ tên của cá nhân theo tờ đăng ký mã số thuế hoặc chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu.

[05] Mã số thuế: Ghi rõ ràng, đầy đủ mã số thuế của cá nhân theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế dành cho cá nhân hoặc Thông báo mã số thuế cá nhân do cơ quan thuế cấp hoặc Thẻ mã số thuế do cơ quan thuế cấp.

[06] Địa chỉ: Ghi rõ ràng, đầy đủ địa chỉ số nhà, xã phường nơi cá nhân cư trú.

⇒ Chọn tỉnh, thành phố ở mục 08 trước, sau đó chọn quận huyện ở mục 07.

[07] Quận/huyện: Ghi quận, huyện thuộc tỉnh/thành phố nơi cá nhân cư trú.

[08] Tỉnh/thành phố: Ghi tỉnh/thành phố nơi cá nhân cư trú.

[09] Điện thoại: Ghi rõ ràng, đầy đủ điện thoại của cá nhân. (Bắt buộc nhập)

[10] Fax: Ghi số fax của cá nhân. (Trường này không bắt buộc nhập)

[11] Email: Ghi rõ ràng, đầy đủ địa chỉ email của cá nhân. (Bắt buộc nhập)

[12] Tên đại lý thuế (nếu có): Trường hợp cá nhân uỷ quyền khai thuế cho đại lý thuế thì phải ghi rõ ràng, đầy đủ tên của Đại lý thuế theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế.

[13] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của đại lý thuế (nếu có khai chỉ tiêu [12]).

[14] Hợp đồng đại lý thuế: Ghi rõ ràng, đầy đủ số, ngày của Hợp đồng đại lý thuế giữa cá nhân với Đại lý thuế (hợp đồng đang thực hiện) (nếu có khai chỉ tiêu [12]).

⇒ [15] đến [19] Hệ thống tự động điền thông tin

[15] Tên tổ chức trả thu nhập: Trường hợp theo quy định hiện hành nơi nộp hồ sơ quyết toán là cơ quan thuế quản lý tổ chức trả thu nhập thì ghi rõ ràng, đầy đủ tên tổ chức trả thu nhập (theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế). Trường hợp theo quy định hiện hành nơi nộp hồ sơ quyết toán là nơi cư trú thì cá nhân không điền vào chỉ tiêu này.

[16] Mã số thuế: Ghi rõ ràng, đầy đủ mã số thuế của tổ chức trả thu nhập nơi cá nhân nhận thu nhập chịu thuế (nếu có khai chỉ tiêu [15]).

[17] Địa chỉ: Ghi rõ ràng, đầy đủ địa chỉ tổ chức trả thu nhập nơi cá nhân nhận thu nhập chịu thuế (nếu có khai chỉ tiêu [15]).

[18] Quận/huyện: Ghi rõ ràng, đầy đủ tên quận/huyện của tổ chức trả thu nhập nơi cá nhân nhận thu nhập chịu thuế (nếu có khai chỉ tiêu [15]).

[19] Tỉnh/thành phố: Ghi rõ ràng, đầy đủ tên tỉnh/thành phố của tổ chức trả thu nhập nơi cá nhân nhận thu nhập chịu thuế (nếu có khai chỉ tiêu [15]).

* Phần kê khai các chỉ tiêu của bảng:

[20] Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) phát sinh trong kỳ: Chỉ tiêu [20]=[21]+[23]

[21] Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương tiền công phát sinh tại Việt Nam, bao gồm cả thu nhập chịu thuế được miễn theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).

[22] Trong đó tổng TNCT tại Việt Nam được miễn giảm theo Hiệp định: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được thuộc diện miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).

[23] Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương tiền công phát sinh ngoài Việt Nam.

[24] Số người phụ thuộc: Là số lượng người phụ thuộc đã đăng ký của cá nhân có thời gian được tính giảm trừ gia cảnh trong năm tính thuế.

[25] Các khoản giảm trừ: Chỉ tiêu [25] = [26] + [27] + [28] + [29] + [30]

[26] Cho bản thân cá nhân: Là khoản giảm trừ cho bản thân theo quy định của kỳ tính thuế.

[27] Cho những người phụ thuộc được giảm trừ: Là khoản giảm trừ cho người phụ thuộc theo quy định của kỳ tính thuế.

[28] Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Là các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học của kỳ tính thuế.

[29] Các khoản đóng bảo hiểm được trừ: Là các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc của kỳ tính thuế.

[30] Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ: Là tổng các khoản đóng vào Quỹ hưu trí tự nguyện theo thực tế phát sinh tối đa không vượt quá mười hai (12) triệu đồng/năm của kỳ tính thuế.

[31] Tổng thu nhập tính thuế: Chỉ tiêu [31] = [20] – [22] – [25]

[32] Tổng số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phát sinh trong kỳ: [32] = [31] x Thuế suất theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

[33] Tổng số thuế đã nộp trong kỳ: [33] = [34] + [35] + [36] – [37] – [38]

[34] Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trả thu nhập: Là tổng số thuế mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ từ tiền lương, tiền công của cá nhân, căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp.

[35] Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập: Là số thuế cá nhân trực tiếp kê khai với cơ quan thuế và đã nộp tại Việt Nam, căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước của cá nhân.

[36] Số thuế đã nộp ở nước ngoài được trừ (nếu có): Là số thuế đã nộp ở nước ngoài được xác định tối đa bằng số thuế phải nộp tương ứng với tỷ lệ thu nhập nhận được từ nước ngoài so với tổng thu nhập  nhưng không vượt quá số thuế là [32] x {[23]/([20] –[22])}x 100%.

[37] Số thuế đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm: Là số thuế đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm. Số thuế đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm do cá nhân tự xác định nếu đã kê khai và nộp tại nước ngoài vào năm tính thuế thứ nhất. Trường hợp không xác định có số thuế đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm thì không phải kê khai vào chỉ tiêu này.

[38] Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm: Cá nhân tự xác định số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm nếu đã kê khai vào năm tính thuế thứ nhất. Trường hợp cá nhân xác định không có số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm thì không phải khai chỉ tiêu này.

[39] Tổng số thuế TNCN được giảm trong kỳ: [39]=[40]+[41]

[40] Số thuế phải nộp trùng do quyết toán vắt năm: Cá nhân xác định số thuế trùng do quyết toán vắt năm tại tổ chức khấu trừ vào chỉ tiêu này.

[41] Tổng số thuế TNCN được giảm khác: Cá nhân khai số thuế được giảm theo quy định của pháp luật không bao gồm trường hợp được giảm do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế.

[42] Tổng số thuế còn phải nộp trong kỳ [42]=([32]-[33]-[39])>0: [42]=[32]-[33]-[39] trong trường hợp [42]=([32]-[33]-[39])>0

[43] Số thuế được miễn do cá nhân có số tiền thuế phải nộp sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống: Cá nhân chỉ ghi số thuế được miễn sau quyết toán bằng chỉ tiêu [42] trong trường hợp 0<[42]<=50.000 đồng.

[44] Tổng số thuế nộp thừa trong kỳ: [44]=([32]-[33]-[39])<0, cá nhân có số thuế nộp thừa được ghi vào chỉ tiêu này theo số dương.

[45] Tổng số thuế đề nghị hoàn trả: [45]=[46]+[47]

[46] Số thuế hoàn trả cho người nộp thuế: Cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn thì ghi vào chỉ tiêu này.

[47] Số thuế bù trừ cho khoản phải nộp ngân sách nhà nước khác: Cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị bù trừ cho các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác (bao gồm khoản nợ ngân sách, khoản phát sinh phải nộp của các loại thuế khác như giá trị gia tăng, môn bài, tiêu thụ đặc biệt..) thì ghi vào chỉ tiêu này (không vượt quá chỉ tiêu [45]).

[48] Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau: Chỉ tiêu [48]=[44]-[45]

Sau khi điền xong thì chọn “Hoàn thành kê khai” => Rồi chọn kết xuất XML

Bước 6: Chọn “Nộp tờ khai” ⇒ Nhập mã kiểm tra để xác thực nộp tờ khai và chọn “Tiếp tục”.

⇒ Hệ thống sẽ báo nộp tờ khai thành công.

Bước 7: In tờ khai

• Tại bước sau khi chọn “kết xuất XML’, hệ thống sẽ gửi về file tờ khai theo định dạng XML.
• Tải về ứng dụng iTax Viewer để mở file, sau khi đã cài đặt thì có thể mở file “kết xuất XML” và chọn in 02 bản và ký tên người nộp thuế.

Bước 8: Cầm theo CMND/CCCD, chứng từ khấu trừ thuế thuế, Tờ khai thuế vừa in đến nộp tại Bộ phận một của của Cơ quan thuế đã nộp tờ khai.

Thời hạn quyết toán thuế

Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Lưu ý: Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.

Như vậy, thời hạn quyết toán thuế đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế chậm nhất là ngày 30/4/2023. Tuy nhiên, do trùng lịch nghỉ lễ 30/4 và 1/5 nên thời hạn nộp được dời đến 4/5.

Trên đây là cách tính thuế thu nhập cá nhân đối với người nước ngoài mà bạn cần lưu ý. Hy vọng những thông tin trên đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn đọc, đặc biệt là người nước ngoài và doanh nghiệp có nhân viên là người nước ngoài.

Dịch vụ pháp lý Luật Quốc Bảo