Cách soạn thảo hợp đồng trong Word

Cách soạn thảo hợp đồng trong Word? Hướng dẫn soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn Việt Nam? Trong quá trình kinh doanh và giao dịch, việc soạn thảo hợp đồng là một phần quan trọng giúp đảm bảo sự minh bạch, công bằng và an toàn cho cả hai bên tham gia. Việc sử dụng Microsoft Word để soạn thảo hợp đồng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và sự chuyên nghiệp của tài liệu.

Tuy nhiên, việc soạn thảo hợp đồng không chỉ đơn giản là việc gõ văn bản vào một trang giấy trống. Để đảm bảo tính pháp lý và rõ ràng của hợp đồng, cần phải tuân thủ một số nguyên tắc và chuẩn mực. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách soạn thảo hợp đồng trong Word theo đúng chuẩn Việt Nam, từ cách cấu trúc văn bản đến việc sử dụng các thuật ngữ pháp lý chính xác. Tham khảo ngay bài viết sau đây của Luật Quốc Bảo nhé!

Ngoài ra, Luật Quốc Bảo chuyên tư vấn và giải quyết các vấn đề pháp lý: Tư vấn thành lập viện đào tạo tư nhân, thủ tục thành lập công ty, Thành lập trung tâm ngoại ngữ, thành lập trung tâm tư vấn du học, thành lập nhóm trẻ, xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, xin visa, giấy phép lao động cho người nước ngoài: hãy liên hệ với Luật Quốc Bảo hotline/Zalo: 0763387788 để được giải đáp nhanh chóng nhất nhé!

Cách soạn thảo hợp đồng trong Word

1. Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. Riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.

2. Khổ giấy và kiểu trình bày văn bản

Tất cả các loại văn bản hành chính đều sử dụng khổ A4 (210 mm x 297 mm). Trình bày theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.

3. Định lề trang văn bản

Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30 – 35 mm, cách mép phải 15 – 20 mm.

4. Số trang văn bản

Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

5. Cách trình bày nội dung văn bản

Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

6. Cách ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

– Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

7. Số, ký hiệu của văn bản

– Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.

– Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

Lưu ý: Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.

8. Địa danh và thời gian ban hành văn bản

– Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

– Thời gian ban hành văn bản

Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

Lưu ý: Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

9. Cách ký tên, đóng dấu

– Cách ký tên:

+ Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

+ Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Cách đóng dấu

+ Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký.

+ Đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

+ Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

10. Sơ đồ vị trí các thành phần thể thức văn bản

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí như sau:

Mọi người có thể Xem thêm các thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản khác tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Ngoài ra, người soạn thảo cần lưu ý về các quy tắc:

• Quy tắc viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP
• Quy tắc viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn Việt Nam

Dưới đây là hướng dẫn cơ bản để bắt đầu sử dụng phần mềm gõ tiếng Việt Unikey và trình bày văn bản trong Microsoft Word một cách chuyên nghiệp:

Khởi động Phần Mềm Gõ Tiếng Việt Unikey: Mở Unikey trên máy tính của bạn.

Chức Năng Trên Thanh Ribbon: Trong Microsoft Word, sử dụng các chức năng trên thanh Ribbon để tùy chỉnh văn bản. Bạn có thể chọn Fonts, cỡ chữ, căn lề, chèn bảng biểu và hình ảnh, cũng như sắp xếp trang và xem trước trước khi in.

Thiết Lập File Word Chuẩn: Đảm bảo thiết lập đơn vị tính và kích thước giấy đúng cách. Chuyển đơn vị tính từ Inches sang Centimeters và chọn kích thước giấy là A4. Điều này giúp đảm bảo rằng văn bản của bạn có định dạng chuẩn.

Căn Lề Và Cỡ Chữ: Căn chỉnh lề theo chuẩn và chọn kiểu chữ Times New Roman với cỡ chữ là 13 hoặc 14. Điều này giúp văn bản dễ đọc và chuyên nghiệp hơn.

Soạn Thảo Văn Bản: Bắt đầu soạn thảo văn bản của bạn, hãy sử dụng cấu trúc ngắn gọn và rõ ràng. Đồng thời, hãy kiểm tra chính tả và đảm bảo rằng văn bản của bạn không quá dài dòng.

Lưu Và In: Sau khi hoàn thành, lưu văn bản của bạn và kiểm tra lại trước khi in. Nếu cần, bạn cũng có thể chia sẻ văn bản của mình qua email hoặc in ra giấy.

Tuân thủ các bước này sẽ giúp bạn tạo ra các văn bản chất lượng và chuyên nghiệp một cách dễ dàng.

Hướng dẫn trên là một bước khởi đầu tốt để bắt đầu viết văn bản và trình bày nó một cách chuyên nghiệp. Việc sử dụng phần mềm gõ tiếng Việt Unikey cùng với các chức năng cơ bản của Microsoft Word giúp bạn tạo ra các tài liệu văn bản một cách dễ dàng và chính xác.

Thông qua việc thiết lập cỡ chữ, lề và kiểu chữ, bạn có thể tạo ra những văn bản đúng chuẩn, dễ đọc và chuyên nghiệp. Đồng thời, việc căn chỉnh và lưu trữ các văn bản theo cách này cũng giúp bạn dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin khi cần thiết.

Nếu bạn tuân thủ các bước hướng dẫn và kỹ thuật này, bạn sẽ có được các văn bản chất lượng và chuyên nghiệp mà không gặp phải các vấn đề về định dạng hoặc trình bày.

Tóm lại, khi soạn thảo hợp đồng trong Microsoft Word, bạn cần tuân thủ các bước sau:

• Mở Word: Khởi động phần mềm Word trên máy tính.
• Chọn mẫu hoặc tạo mới: Chọn một mẫu hợp đồng có sẵn hoặc tạo một tài liệu mới.
• Định dạng văn bản: Thiết lập định dạng văn bản như cỡ chữ, font, lề và căn chỉnh.
• Soạn thảo nội dung: Viết nội dung hợp đồng, bao gồm các điều khoản, điều kiện và thông tin cần thiết khác.
• Kiểm tra và chỉnh sửa: Đảm bảo kiểm tra và chỉnh sửa cẩn thận trước khi hoàn thành.
• Lưu và in ra: Lưu tài liệu và in ra nếu cần thiết hoặc chia sẻ với các bên liên quan.
• Lưu trữ và quản lý: Lưu trữ hợp đồng một cách an toàn và quản lý chúng cho mục đích tương lai.

Dịch vụ pháp lý – Luật Quốc Bảo 

Luật Quốc Bảo là một dịch vụ pháp lý cung cấp các giải pháp và dịch vụ về lĩnh vực pháp lý tại Việt Nam. Dưới đây là một số điểm nổi bật về dịch vụ này:

1. Chuyên môn: Luật Quốc Bảo có đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về luật pháp Việt Nam. Họ cung cấp các giải pháp pháp lý toàn diện cho cá nhân và doanh nghiệp.
2. Phạm vi dịch vụ: Dịch vụ của Luật Quốc Bảo bao gồm tư vấn pháp lý, lập hợp đồng, giải quyết tranh chấp, đại diện pháp lý trong các vụ án, và nhiều dịch vụ pháp lý khác.
3. Khách hàng: Dịch vụ của Luật Quốc Bảo phục vụ một loạt các khách hàng, từ cá nhân đến doanh nghiệp, cả trong và ngoài nước.
4. Chất lượng dịch vụ: Luật Quốc Bảo cam kết cung cấp dịch vụ pháp lý chất lượng cao, có sự tận tâm và chuyên nghiệp để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
5. Giải pháp toàn diện: Dựa trên kiến thức sâu rộng về luật pháp và kinh nghiệm thực tiễn, Luật Quốc Bảo cung cấp các giải pháp pháp lý toàn diện và hiệu quả cho khách hàng của mình.

Tóm lại, Luật Quốc Bảo là một đối tác tin cậy trong lĩnh vực pháp lý, mang lại sự an tâm và hỗ trợ cho cá nhân và doanh nghiệp trong mọi vấn đề pháp lý.