Định danh điện tử cho doanh nghiệp từ ngày 1/7/2025

Tại sao doanh nghiệp cần phải định danh điện tử?

Định danh điện tử là việc xác lập và xác thực danh tính của một doanh nghiệp trên môi trường điện tử thông qua hệ thống định danh và xác thực điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý.

Danh tính này bao gồm các thông tin pháp lý, mã định danh, thông tin đại diện pháp luật, giấy phép kinh doanh và các dữ liệu liên quan khác, được tích hợp và quản lý tập trung trong hệ thống.

Điều này cho phép cơ quan nhà nước và các nền tảng số xác định chính xác và duy nhất một doanh nghiệp khi tham gia giao dịch, nộp hồ sơ, sử dụng dịch vụ công hoặc tương tác trên môi trường số.

Việc doanh nghiệp thực hiện định danh điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực và lâu dài, cụ thể như sau:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện thủ tục hành chính: Khi doanh nghiệp đã có tài khoản định danh điện tử được xác thực, thông tin của doanh nghiệp sẽ được tự động tích hợp trên hệ thống dịch vụ công. Nhờ đó, doanh nghiệp không cần phải điền lại thông tin hay nộp lại các loại giấy tờ như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mã số thuế, thông tin người đại diện… trong mỗi lần làm thủ tục hành chính. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, chi phí in ấn, công chứng giấy tờ và chi phí nhân sự đi lại.

• Tăng tính chủ động trong tiếp cận dịch vụ công và chính sách nhà nước: Với tài khoản định danh điện tử, doanh nghiệp có thể truy cập và sử dụng các dịch vụ công trực tuyến cấp bộ, cấp tỉnh và cấp trung ương ngay trên nền tảng số như Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID. Đồng thời, hệ thống cũng cho phép doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin pháp luật, theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, nhận thông báo từ cơ quan quản lý nhà nước một cách kịp thời và chính xác.

• Nâng cao hiệu quả quản trị và minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp: Khi thông tin doanh nghiệp được định danh rõ ràng, chuẩn hóa và liên thông trên hệ thống điện tử, doanh nghiệp dễ dàng phối hợp với cơ quan quản lý trong việc khai báo, báo cáo định kỳ, kê khai thuế, bảo hiểm và các nghĩa vụ pháp lý khác. Đây cũng là bước nền tảng để doanh nghiệp số hóa quy trình nội bộ, thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện và gia tăng hiệu quả vận hành.

• Góp phần cải thiện uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Việc đăng ký định danh điện tử thể hiện tinh thần tuân thủ pháp luật, hội nhập vào xu hướng chuyển đổi số, đồng hành cùng Nhà nước trong xây dựng chính phủ điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp tạo dựng niềm tin với đối tác, khách hàng, đặc biệt là trong các hoạt động liên quan đến giao dịch điện tử, thương mại điện tử, đấu thầu trực tuyến hoặc hợp tác quốc tế.

• Hỗ trợ cơ quan nhà nước quản lý hiệu quả, tạo môi trường kinh doanh minh bạch: Việc doanh nghiệp định danh điện tử không chỉ phục vụ lợi ích của chính doanh nghiệp mà còn giúp Nhà nước dễ dàng kiểm soát, giám sát hoạt động của doanh nghiệp, từ đó phát hiện sớm các hành vi gian lận, trốn thuế hoặc sử dụng thông tin giả mạo. Hệ thống định danh điện tử cũng góp phần hỗ trợ cơ quan chức năng trong việc hoạch định chính sách phù hợp, triển khai các chương trình hỗ trợ doanh nghiệp một cách có trọng tâm.

Nếu doanh nghiệp không đăng ký định danh điện tử có bị xử phạt không?

Tính đến thời điểm hiện tại, pháp luật chưa quy định chế tài xử phạt đối với doanh nghiệp không thực hiện đăng ký định danh điện tử. Điều này có nghĩa là nếu doanh nghiệp chưa có tài khoản định danh điện tử thì sẽ không bị phạt tiền hay xử lý vi phạm hành chính.

Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể chủ quan hay trì hoãn trong việc triển khai định danh.

Cụ thể, theo Khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 25/6/2024:

“Tài khoản được tạo lập bởi Cổng Dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp chỉ được sử dụng đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2025.”

Điều này đồng nghĩa rằng, từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, các tài khoản cũ mà doanh nghiệp đang sử dụng để thực hiện thủ tục hành chính, nộp hồ sơ, tra cứu thông tin… trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và hệ thống của các bộ, tỉnh sẽ không còn hiệu lực. Khi đó, doanh nghiệp buộc phải sử dụng tài khoản định danh điện tử trên ứng dụng VNeID để truy cập, sử dụng các dịch vụ công và thực hiện thủ tục hành chính.

Nếu doanh nghiệp không chủ động đăng ký định danh điện tử trước thời hạn này, sẽ đối mặt với những hệ lụy như:

• Không thể đăng nhập vào hệ thống dịch vụ công để thực hiện thủ tục hành chính;

• Không thể cập nhật hoặc nộp hồ sơ điện tử liên quan đến thuế, bảo hiểm xã hội, chứng nhận đầu tư, đấu thầu, thương mại điện tử,…;

• Gây gián đoạn hoạt động kinh doanh, mất cơ hội tiếp cận chính sách hỗ trợ doanh nghiệp của Nhà nước;

• Gặp khó khăn trong việc chứng minh tư cách pháp lý, xác minh thông tin khi làm việc với đối tác, ngân hàng, cơ quan quản lý.

Do đó, mặc dù chưa bắt buộc và chưa có chế tài xử phạt, việc chủ động đăng ký tài khoản định danh điện tử trên nền tảng VNeID ngay từ bây giờ là bước đi cần thiết và chiến lược để doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, nâng cao năng lực số và đảm bảo tính sẵn sàng khi quy định chính thức có hiệu lực vào tháng 7 năm 2025.

Trình tự, thủ tục đăng ký định danh điện tử doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ – CP, trình tự, thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử đối với doanh nghiệp được thực hiện theo trình tự như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

• Cách 1 – Nộp trực tuyến: người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 của mình đăng nhập Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID), nhấn vào mục định danh tổ chức trên tài khoản của mình, sau đó cung cấp các thông tin theo hướng dẫn và gửi yêu cầu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp sau khi được sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật khác của doanh nghiệp (nếu có).

• Cách 2 – Nộp trực tiếp: người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho doanh nghiệp theo Mẫu TK 02 (ban hành kèm Nghị định 69/2024/NĐ – CP) và nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử hoặc cơ quan quản lý căn cước nơi thuận tiện.

Bước 2: Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử kiểm tra, xác thực hồ sơ

• Đối với thông tin cần xác thực về doanh nghiệp đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, thời hạn thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh là 03 ngày làm việc.
• Đối với thông tin cần xác minh về doanh nghiệp không có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, thời hạn thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh không quá 15 ngày làm việc.

Bước 3: Thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh

Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh điện tử cho người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục thông qua Ứng dụng định danh quốc gia hoặc số thuê bao di động chính chủ hoặc địa chỉ thư điện tử.

Nếu không đủ điều kiện cấp tài khoản định danh thì cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử thông báo bằng văn bản, tin nhắn hoặc qua tài khoản định danh điện tử của người thực hiện đăng ký.

Mẫu thông báo nội bộ gửi đến nhân sự và khách hàng về việc đăng ký định danh điện tử cho doanh nghiệp theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP:

THÔNG BÁO

V/v: Đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp trên nền tảng VNeID

Kính gửi: Toàn thể CBNV và Quý khách hàng, đối tác

Căn cứ theo Nghị định số 69/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ quy định về định danh và xác thực điện tử, trong đó có nội dung mở rộng đối tượng áp dụng là các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, Ban lãnh đạo công ty trân trọng thông báo như sau:

1. Mục đích:

• Chuẩn bị cho việc ngừng sử dụng tài khoản doanh nghiệp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và các hệ thống hành chính cấp bộ, cấp tỉnh kể từ ngày 01/7/2025;

• Đảm bảo công ty có thể tiếp tục sử dụng đầy đủ các dịch vụ công điện tử, thực hiện thủ tục hành chính, tra cứu và giao tiếp với cơ quan nhà nước một cách thông suốt và hiệu quả;

• Hướng đến chuyển đổi số toàn diện, tăng tính chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp.

2. Nội dung thực hiện:

• Công ty sẽ thực hiện đăng ký tài khoản định danh điện tử tổ chức trên nền tảng VNeID do Bộ Công an quản lý.

• Tài khoản này sẽ là tài khoản chính thức dùng để:

  • Nộp hồ sơ trực tuyến, ký số văn bản, thực hiện nghĩa vụ thuế, bảo hiểm, thủ tục đầu tư, thương mại điện tử,…

  • Nhận thông báo, kết quả xử lý hồ sơ từ cơ quan nhà nước;

  • Thực hiện các giao dịch điện tử có xác thực danh tính tổ chức.

3. Thời gian triển khai:

• Bắt đầu từ: [ghi rõ thời gian bắt đầu triển khai, ví dụ: 01/6/2025]

• Hoàn tất trước: 30/6/2025

4. Đề nghị:

• Các phòng ban/phòng pháp lý, kế toán, nhân sự… phối hợp rà soát thông tin pháp lý của công ty để phục vụ đăng ký;

• Quý khách hàng, đối tác đang làm việc với công ty cần cập nhật thông tin về việc chuyển đổi sang định danh điện tử doanh nghiệp, đảm bảo thống nhất trong xác thực giao dịch.

Mọi thắc mắc liên quan đến việc đăng ký định danh điện tử, vui lòng liên hệ:
📞 Phòng Hành chính – Nhân sự / Phòng Pháp lý
📧 Email: [địa chỉ email hỗ trợ]
☎️ Hotline hỗ trợ: [số điện thoại nội bộ hoặc Zalo OA]

Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý vị!

[Tên Công ty]
[Chữ ký – người đại diện pháp luật]
Ngày ban hành: ………