Hợp đồng thuê văn phòng ảo gồm những gì?

Một hợp đồng thuê văn phòng ảo hợp pháp, rõ ràng cần có ít nhất 10 phần sau đây:

Thông tin các bên

Bên cho thuê (Bên A):
- Tên công ty cung cấp dịch vụ.
- Địa chỉ trụ sở.
- Mã số thuế.
- Người đại diện theo pháp luật.
- Chức vụ, số CMND/CCCD.
Bên thuê (Bên B):
- Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân thuê.
- Địa chỉ tạm thời (nếu chưa đăng ký kinh doanh).
- Mã số thuế (nếu đã có).
- Người đại diện hợp pháp.

📌 Mẹo: Hãy kiểm tra thông tin của bên cho thuê có thật trên Cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp để đảm bảo họ hoạt động hợp pháp.

Địa chỉ văn phòng cho thuê

Ghi rõ địa chỉ cụ thể, tầng, tòa nhà, quận, TP.HCM.
Nếu bên cho thuê có nhiều chi nhánh, cần xác định địa chỉ chính xác mà bạn đăng ký làm trụ sở công ty.

Ví dụ:

Tầng 5, Tòa nhà ABC, số 123 Nguyễn Đình Chiểu, Phường 6, Quận 3, TP.HCM.

Mục đích thuê

Phần này quy định rõ phạm vi sử dụng văn phòng:

Dùng làm địa chỉ đăng ký kinh doanh, đặt trụ sở, văn phòng đại diện hoặc địa chỉ nhận thư từ.
Không được dùng cho hoạt động trái pháp luật hoặc kinh doanh trực tiếp tại chỗ (vì không có diện tích sử dụng thực tế).

Ví dụ:

Bên B thuê địa chỉ trên để đăng ký kinh doanh và nhận thư từ, không sử dụng để giao dịch, buôn bán trực tiếp tại địa chỉ.

Thời hạn thuê

Thường là 6 tháng – 12 tháng, tùy gói dịch vụ.
Có thể ghi rõ điều khoản gia hạn tự động nếu hai bên tiếp tục hợp tác.

Ví dụ:

Thời hạn thuê là 12 tháng, tính từ ngày 01/11/2025 đến hết ngày 31/10/2026.
Sau thời hạn này, hợp đồng có thể được gia hạn theo thỏa thuận mới.

Giá thuê và phương thức thanh toán

Ghi rõ giá thuê hàng tháng hoặc trọn gói năm.
Phương thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt, hóa đơn VAT).
Thời điểm thanh toán (đầu kỳ, cuối kỳ, theo quý,…).

Ví dụ:

Giá thuê: 900.000 VNĐ/tháng (chưa bao gồm VAT).
Bên B thanh toán 12 tháng một lần, bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản của Bên A.

Quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê (Bên A)

Bên cho thuê phải:

Cung cấp địa chỉ thật, hợp pháp để đăng ký kinh doanh.
Cho phép treo bảng hiệu công ty tại vị trí phù hợp.
Cung cấp biên bản xác nhận địa chỉ trụ sở cho cơ quan nhà nước.
Cung cấp các dịch vụ kèm theo (nếu có): nhận thư, chuyển bưu phẩm, cho mượn phòng họp, lễ tân hỗ trợ, v.v.
Bảo mật thông tin của bên thuê.

Quyền và nghĩa vụ của bên thuê (Bên B)

Bên thuê có nghĩa vụ:

Thanh toán đúng hạn, đúng số tiền đã thỏa thuận.
Không sử dụng địa chỉ thuê vào mục đích vi phạm pháp luật.
Thông báo cho bên A nếu có thay đổi thông tin doanh nghiệp.
Giữ gìn hình ảnh và uy tín tòa nhà, không ảnh hưởng đến các khách thuê khác.

Bên thuê có quyền:

Sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng, kê khai thuế,…
Yêu cầu bên A hỗ trợ các dịch vụ đúng như hợp đồng cam kết.

Dịch vụ đi kèm (nếu có)

Tùy theo gói dịch vụ, có thể bao gồm:

Nhận và chuyển thư/bưu phẩm.
Sử dụng phòng họp miễn phí X giờ/tháng.
Lễ tân tiếp khách, nhận điện thoại.
Dịch vụ kế toán trọn gói hoặc đăng ký kinh doanh.

📌 Lưu ý: Các dịch vụ này cần được liệt kê rõ trong phụ lục hợp đồng, tránh hiểu lầm khi sử dụng.

Điều khoản chấm dứt hợp đồng

Phải ghi rõ:

Các trường hợp được chấm dứt hợp đồng trước hạn (ví dụ: vi phạm điều khoản, không thanh toán, thay đổi địa chỉ tòa nhà,…).
Quy định hoàn tiền (nếu có).
Nghĩa vụ thanh toán còn lại khi chấm dứt.

Ví dụ:

Hợp đồng chấm dứt khi một trong hai bên vi phạm nghĩa vụ thanh toán hoặc sử dụng địa chỉ sai mục đích.
Trong trường hợp chấm dứt trước hạn do lỗi của Bên B, tiền thuê đã thanh toán không được hoàn lại.

Điều khoản pháp lý chung

Bao gồm:

Hiệu lực của hợp đồng (từ ngày ký hoặc ngày thanh toán).
Số bản hợp đồng (mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau).
Cam kết thực hiện đúng các điều khoản.
Quy định giải quyết tranh chấp (tòa án, hòa giải,…).

Ví dụ:

Hai bên cam kết thực hiện đúng nội dung hợp đồng. Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được giải quyết bằng thương lượng; nếu không đạt được thỏa thuận, vụ việc sẽ được đưa ra Tòa án nhân dân TP.HCM.

Phụ lục hợp đồng (nếu có)

Phụ lục hợp đồng là phần đính kèm, giúp cụ thể hóa các điều khoản:

Bảng giá chi tiết các gói dịch vụ.
Danh mục dịch vụ kèm theo (phòng họp, kế toán, lễ tân…).
Mẫu bảng hiệu công ty.
Biên bản bàn giao tài liệu hoặc hình ảnh treo bảng hiệu.

Phụ lục có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng chính nếu được ký, đóng dấu đầy đủ.

Lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng ảo

✅ Kiểm tra pháp lý bên cho thuê:
- Có đăng ký kinh doanh ngành nghề “cho thuê văn phòng” hoặc “dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp”.
- Có quyền sử dụng hợp pháp tòa nhà.
✅ Đọc kỹ điều khoản giá và hoàn tiền:
- Một số đơn vị không hoàn tiền khi chấm dứt sớm — cần hiểu rõ trước khi ký.
✅ Yêu cầu hóa đơn VAT:
- Nếu bạn cần xuất hóa đơn để hạch toán chi phí hợp lệ.
✅ Kiểm tra quyền treo bảng hiệu:
- Đây là yêu cầu bắt buộc để hồ sơ đăng ký kinh doanh được duyệt.
✅ Lưu trữ hợp đồng bản gốc:
- Cơ quan thuế hoặc Sở KH&ĐT có thể yêu cầu kiểm tra hợp đồng gốc trong quá trình xác minh trụ sở.

Mẫu tóm tắt hợp đồng thuê văn phòng ảo (tham khảo)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG ẢO
Số: …/2025/HĐ-VPẢO

Hôm nay, ngày … tháng … năm 2025, tại TP. Hồ Chí Minh, chúng tôi gồm có:

BÊN A (Bên cho thuê):
CÔNG TY TNHH …
Địa chỉ: …
Mã số thuế: …
Đại diện: … – Chức vụ: …
Điện thoại: …

BÊN B (Bên thuê):
CÔNG TY TNHH … (hoặc Cá nhân …)
Địa chỉ: …
Mã số thuế: …
Đại diện: … – Chức vụ: …
Điện thoại: …

Hai bên cùng thỏa thuận ký kết hợp đồng thuê văn phòng ảo với các điều khoản sau:

Điều 1. Địa chỉ và mục đích thuê
Bên A đồng ý cho Bên B thuê địa chỉ tại: … (ghi rõ số nhà, tòa nhà, phường, quận, TP.HCM)
Mục đích: sử dụng làm địa chỉ đăng ký kinh doanh, trụ sở chính hoặc văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.

Điều 2. Thời hạn thuê
Thời hạn thuê là … tháng, kể từ ngày … đến ngày …
Sau khi hết hạn, hai bên có thể thỏa thuận gia hạn hợp đồng bằng văn bản.

Điều 3. Giá thuê và phương thức thanh toán
Giá thuê: … đồng/tháng (chưa/đã bao gồm thuế VAT).
Bên B thanh toán theo hình thức: … (tiền mặt hoặc chuyển khoản).
Thời điểm thanh toán: …

Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của Bên A

Cung cấp địa chỉ hợp pháp cho Bên B sử dụng đúng mục đích.
Cung cấp biên bản xác nhận địa chỉ để Bên B nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.
Cho phép treo bảng hiệu công ty tại khu vực tòa nhà.
Nhận và chuyển thư, bưu phẩm (nếu có thỏa thuận).
Giữ bí mật thông tin của Bên B trong suốt thời gian hợp đồng.

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Bên B

Thanh toán đầy đủ, đúng hạn theo hợp đồng.
Sử dụng địa chỉ thuê đúng mục đích, không vi phạm quy định pháp luật.
Thông báo cho Bên A khi có thay đổi thông tin doanh nghiệp.
Không tự ý chuyển nhượng, cho thuê lại địa chỉ đã thuê.

Điều 6. Chấm dứt hợp đồng
Hợp đồng chấm dứt trong các trường hợp:

Hết thời hạn thuê mà không gia hạn.
Hai bên thỏa thuận chấm dứt trước thời hạn.
Một bên vi phạm nghĩa vụ thanh toán hoặc sử dụng sai mục đích.
Tiền thuê đã thanh toán sẽ không được hoàn lại nếu Bên B chấm dứt trước hạn do lỗi của mình.

Điều 7. Điều khoản chung
Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản trong hợp đồng.
Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được giải quyết thông qua thương lượng; nếu không đạt được thỏa thuận, vụ việc sẽ được đưa ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại TP.HCM.

Hợp đồng được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.
Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Tổng kết

Hợp đồng thuê văn phòng ảo là giấy tờ quan trọng nhất để chứng minh địa chỉ doanh nghiệp hợp pháp.
Một hợp đồng đầy đủ, minh bạch giúp:

Doanh nghiệp đăng ký kinh doanh nhanh chóng.
Đảm bảo quyền lợi pháp lý khi sử dụng địa chỉ.
Tránh rủi ro về thuế hoặc tranh chấp sau này.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, hãy đọc kỹ từng điều khoản, kiểm tra pháp lý bên cho thuê, và yêu cầu hóa đơn rõ ràng — đó là cách bảo vệ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.