Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của một thực thể (cá nhân hoặc pháp nhân hoặc thực thể khác) được mở trong một khu vực mà chủ thể đó không có trụ sở chính.

1. Khái niệm văn phòng đại diện.

• Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của một thực thể (cá nhân hoặc pháp nhân hoặc thực thể khác) được mở trong một khu vực mà chủ thể đó không có trụ sở chính.
• Như vậy, trong hoạt động dân sự, pháp luật chỉ cho phép pháp nhân mở văn phòng đại diện, văn phòng để thực hiện nhiệm vụ được pháp nhân ủy quyền. Tuy nhiên, trong lĩnh vực thương mại, đối tượng được phép mở văn phòng đại diện không chỉ là pháp nhân mà còn là cá nhân tham gia hoạt động thương mại.

Luật Thương mại quy định thương nhân có thể thành lập văn phòng đại diện trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.

• Thương nhân theo quy định của Luật Thương mại không chỉ bao gồm các tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp mà còn bao gồm các cá nhân hoạt động độc lập, thường xuyên và đã đăng ký hoạt động thương mại. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với hoạt động của thương nhân.
• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để xúc tiến thương mại. Thương nhân nước ngoài chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
• Trên thực tế, văn phòng đại diện thương mại thường được mở ở những nơi mà thương nhân chưa trực tiếp thực hiện giao dịch thương mại để tiếp cận và tìm hiểu về thị trường khi họ chưa có điều kiện trực tiếp thực hiện giao dịch thương mại. và tìm hiểu khả năng khai thác thị trường tiêu thụ sản phẩm.
• Về nguyên tắc, văn phòng đại diện của một tổ chức kinh tế nói chung không được phép tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh với mục đích kiếm lợi nhuận, mà chỉ có chức năng thúc đẩy, tìm kiếm, thúc đẩy và hỗ trợ doanh nghiệp.

Hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức kinh tế mà mình đại diện.

• Hoạt động của một văn phòng đại diện về cơ bản là đại diện của một tổ chức kinh tế và trên cơ sở ủy quyền của nó. Tính năng này giúp phân biệt văn phòng đại diện và chi nhánh của pháp nhân.
• Chỉ có chi nhánh của pháp nhân mới được phép hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với hoạt động của pháp nhân và trên cơ sở giấy phép hoạt động của chi nhánh.
• Ngoài ra, thuật ngữ văn phòng đại diện cũng được sử dụng để chỉ các đơn vị phụ thuộc của các tổ chức phi lợi nhuận như văn phòng đại diện của các tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế hoặc tổ chức ngoại giao đặt tại Việt Nam. Trường hợp các tổ chức đó không có trụ sở chính. Các văn phòng đại diện này thay mặt và thay mặt cho các tổ chức trên.

2. Chức năng của văn phòng đại diện

Quản lý hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực hoạt động.

• “Tiêu chí “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”
• Người bán phải ghi lại chính xác các tiêu chí “mã số thuế” của người mua và người bán.
• Tiêu chí “tên và địa chỉ” của người bán và người mua phải được viết đầy đủ. Trong trường hợp viết tắt, người mua và người bán chính xác phải được xác định.
• Trong trường hợp tên và địa chỉ của người mua quá dài, hóa đơn của người bán phải viết ngắn gọn một số danh từ phổ biến như: “Phường” thành “P”; “Quận” trở thành “Q”, “Thành phố” trở thành “TP”, “Việt Nam” trở thành “VN” hoặc “Chia sẻ” là “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” trở thành “Hạn chế”, “khu công nghiệp”. ” đến “KCN”, “sản xuất” đến “Sản xuất”, “Chi nhánh” đến “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường, phường, xã, quận, thành phố, nhận dạng, nhận dạng chính xác là tên, địa chỉ của doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng hóa thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc.

• Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
• Trường hợp, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không nhận được hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải xuất hóa đơn và ghi rõ như sau: “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên,  địa chỉ, mã số thuế”.
• Có thể nói, việc kế toán của văn phòng đại diện phụ thuộc vào doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu mọi nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của Văn phòng đại diện. Do đó, văn phòng này không có hoạt động thu chi nên sẽ không xử lý tờ khai thuế.
• Nếu trong trường hợp có mua hàng hóa và thanh toán trực tiếp cho mục đích hoạt động, hóa đơn có thể được phát hành dưới tên của văn phòng đại diện và sau đó hóa đơn sẽ được chuyển đến trụ sở chính để xử lý. làm tờ khai thuế.

Nếu trong trường hợp mua hàng hóa nhưng các chi phí đó do trụ sở trực tiếp thanh toán, hóa đơn sẽ ghi thông tin của trụ sở chính dưới dạng “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”. 

5. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện (có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)
• Văn bản quyết định thành lập Văn phòng đại diện Hội đồng quản trị (do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký)
• Bản sao biên bản cuộc họp về việc thành lập Văn phòng đại diện Hội đồng quản trị
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm Trưởng Văn phòng đại diện
• Bản sao hợp lệ của một trong các giấy tờ tùy thân hợp lệ của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Đối với cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
• Đối với cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy chứng nhận đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
• Mục lục hồ sơ (theo thứ tự trên);
• Bìa hồ sơ (bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng mà không có chữ sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác);
• Khai báo thông tin của người nộp đơn;

Luật Quốc Bảo vừa gửi đến quý khách bài viết “Văn phòng đại diện là gì” hy vọng bài viết mang đến những thông tin cần thiết để mọi người lắm được. Quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hãy liên hệ với Luật Quốc Bảo hotline/zalo: 0763387788 để được hỗ trợ.